مميزات نظام مؤتمرات بسيط وفعال من دون أوراق

نظام المؤتمرات اللاورقي يناقش ويؤكد مفهوم الحماية بلا ورق وحماية البيئة. لا يعمل النظام اللاورقي على تحسين كفاءة العمل فحسب ، بل له أيضًا أهمية بعيدة المدى لبناء مجتمع فعال وموفر للطاقة ومنخفض الكربون.

1-عملية المؤتمرات غير الورقية

يقوم منظم المؤتمرات اللاورقي بإدارة محتوى المؤتمر من خلال الكمبيوتر المضيف لإدارة المؤتمرات ، ويوزع إشعار أو ملف المؤتمر على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بأمناء قادة متعددين. بعد تأكيد سكرتير مضيف إدارة المؤتمر والرد عليه ، يمكن إعطاء مواد المؤتمر.

2-عرض تفاعلي لوثائق المؤتمرات غير الورقية

يمكن لسكرتير المؤتمر بث ملفات أو شاشات متعددة على شاشة كل مشارك في الوقت الفعلي ، بحيث يمكن مزامنة محتوى المؤتمر للمشاركين والعرض أثناء المناقشة. في الوقت نفسه ، في بعض المؤتمرات ، يلزم أن يتمكن كل مندوب من تصفح مستندات متعددة لهذا المؤتمر بحرية على شاشته الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمرء اختيار أمين المؤتمر لفتح أجهزة سطح المكتب لجميع المشاركين عن بعد لعرض ملفات المؤتمر ، مما يقلل من إجراءات تشغيل الحضور.

3. وظيفة السرية للمؤتمرات اللاورقية

وفقًا لخصائص المؤتمر ، يختار أمين المؤتمر ما إذا كان مؤتمرًا سريًا قبل عقد المؤتمر. إذا كان مؤتمر سري ، بعد انتهاء المؤتمر ،نظام مؤتمرات بلا أوراقسيتم تلقائيًا تمزيق وثائق المؤتمر بالكامل من الأجهزة المادية ولم يتم ترك أي أثر على مساحة تخزين القرص الصلب لتلبية متطلبات السرية بالكامل.

4-توزيع وثائق المؤتمرات اللاورقية

يقوم أمين المؤتمر بتحميل وثائق المؤتمر إلى الخادم في غرفة الاجتماعات مقدمًا. بعد تسجيل المشاركين (ليس إلزاميًا) ، سيقوم نظام المؤتمرات اللاورقي تلقائيًا بتنزيل جميع مستندات ومواد المؤتمر على كمبيوتر كل مشارك. يمكننا اختيار ما إذا كان بإمكان كل ممثل عن هذا المؤتمر تعديل وثائق المناقشة الخاصة بالمؤتمر أو إضافة تعليقات على الوثائق من خلال كمبيوتر المؤتمر الخاص به ، وهو أمر مناسب.

5. إدارة طاقة الكمبيوتر في المؤتمرات غير الورقية

يمكن للنظام تحقيق بدء التشغيل وإغلاق أجهزة الكمبيوتر عن بعد ، وهو أمر مريح للمستخدمين للعمل. على جهاز الرئيس ، من خلال زر الطاقة ، يمكن تشغيل جميع الآلات في غرفة الاجتماعات. بعد المؤتمر ، يمكن إغلاق جميع الأجهزة ، مما يسهل إلى حد كبير عملية المستخدم.

6. وظيفة تسجيل الدخول في مؤتمر بدون ورق

بعد أن يجلس المشاركون ، انقر فوق "أدخل المؤتمر" ، ويدخل الكمبيوتر إلى نظام المؤتمرات بلا أوراق. في الوقت نفسه ، أكمل المشاركون تسجيل الدخول إلى المؤتمر بسهولة. سيقوم النظام تلقائيًا بحساب عدد الحضور والغائبين في هذا المؤتمر ، وأرشفتهم تلقائيًا للرجوع إليها في المستقبل.

7. وظيفة عرض معلومات المؤتمر في مؤتمر بلا أوراق

سيعرض خيار جدول المؤتمر العنوان والوقت والعملية (بما في ذلك وثائق المؤتمر المضمنة في كل عملية) وجداول المؤتمرات الأخرى للمؤتمر. يمكن للمشاركين عرض قائمة المشاركين ومخطط ترتيب المقعد في أي وقت.

8. وظيفة ملاحظة صغيرة في مؤتمر بدون ورق

يمكن لمندوبي المؤتمر إرسال رسائل فورية إلى الرئيس (أو أي مندوب) لتسهيل التواصل بين الموظفين في المؤتمر.

9-وظيفة شرح الوثائق في مؤتمر بلا أوراق

يمكن للمشاركين تصفح وثائق المؤتمر ، كما تمت إضافة وظيفة التعليق التوضيحي والتعديل. يمكن للمشاركين اختيار أدوات مثل إدخال نص الكتابة اليدوية ، ودائرة في شريط الأدوات لعمل تعليق توضيحي على المستند وفقًا لاحتياجاتهم. يمكن للنظام أيضًا حفظ المستند مع شروح معدلة.

10. وظيفة تسجيلفي مؤتمر بلا أوراق

يمكن أن يساعد النظام في حفظ جميع مواد المؤتمرات ومواد عملية المؤتمر ، ولا يحتاج المستخدمون أبدًا إلى حمل دفاتر ملاحظة عند المشاركة في المؤتمر ، ويمكنهم الكتابة أو الكتابة وحفظ دقائق المؤتمر.

11. وظيفة مسح الاستبيان للمؤتمرات بلا أوراق

ستحقق وظيفة استطلاع استبيان المؤتمر استبيان المشاركين عبر الإنترنت ، وسيتم حساب نتائج الاستبيان تلقائيًا وعرضها في الوقت الفعلي وإكمالها بسرعة.

12. إدارة واجهات البرامج المتعددة في نفس المنصة للمؤتمرات غير الورقية

يمكن لمدير المؤتمر استخدام برنامج المؤتمر وإنهاء جميع عمليات التحكم في المعدات في قاعة المؤتمرات على واجهة المنصة.

13. وظيفة إدارة الخلفية للمؤتمرات اللاورقية

مع وظيفة إدارة الخلفية القوية ، يمكنك إعداد محتويات وجدولتها مثل نظرة عامة على المؤتمرات والمشاركين والمقاعد ووثائق المؤتمرات وأذونات القراءة والتصويت في المؤتمرات ، جعل تخطيط وتصميم المؤتمر أكثر علمية ومريحة وكفاءة.