النقاط الرئيسية لتصميم نظام المؤتمر

وقد تم ابتكار هذا النظام في العديد من الجوانب مثل التطبيق والتكنولوجيا ، لذلك فهو في المستوى الرائد بين الأنظمة المماثلة في المجال الحكومي. العديد من الوظائف في نظام المؤتمرات أصلية ، وهي أيضًا مناسبة جدًا لطبيعة العمل المكتبي اليومي للحكومة وتلبي احتياجات العمل.

يتميز هذا النظام بالخصائص التالية:

1. حماية البيئة لنظام المؤتمرات المتنقلة

في قاعة المؤتمرات أو قاعة المؤتمرات ، يستخدم المشاركون محطة المؤتمرات (كمبيوتر لوحي مع وظيفة الكتابة اليدوية وبرنامج محطة المؤتمرات الخاصة) للوصول لاسلكيا إلى نظام وثائق المؤتمر الإلكتروني لتحقيق تطبيق الهاتف المحمول لمكان المؤتمر.

يتم استخدام الكمبيوتر اللوحي كمحطة قراءة مستندات الاجتماع لتحقيق قراءة مستندات الاجتماع من قبل المشاركين. يتميز بخصائص الكمبيوتر المحمول والراحة التي يتمتع بها الكمبيوتر المحمول ؛ وفي الوقت نفسه ، يمكنك تصفح معلومات الاجتماع وتحديث مستندات الاجتماع في أي وقت وفي أي مكان: يمكنك أيضًا قراءة التعليقات دون اتصال بالمستند. استخدم محطة المؤتمرات ، وتقليل استخدام المستندات الورقية ، وتكون خضراء وصديقة للبيئة.

2. إدارة نظام مؤتمرات مرنة ومثالية

إدارة دور المؤتمر: تنظيم المؤتمر عمل شديد التعقيد ، هناك العديد من الإدارات والموظفين المشاركين في المؤتمر ، ومحتوى العمل والمشاريع معقدة. يمكن لإدارة دور النظام تقسيم وإدارة سلطة عمل الإدارات والموظفين في المؤتمر بدقة.

اتحادات الإدارة والملف ، آلية إصدار الاجتماعات: يوفر موظفو النظام جدول أعمال اجتماع مرن للاجتماعات والجدولة ، وجمعيات ملفات الاجتماعات والمؤتمرات ، وإعداد ومراجعة وإصدار ، آلية مزامنة ملف الاجتماع لضمان أن الوثائق الصادرة عن الجودة ، مثل تحديثات ملف الاجتماع عن طريق رسالة نصية أو إشعار المراسلة الفورية.

3. نظام المؤتمر لديه أمن وسهولة استخدام الوثائق الإلكترونية ووضع الإدارة

يعتمد هذا النظام نظامًا آمنًا لإدارة الوثائق كنواة لإنشاء نظام إلكتروني لوثائق الاجتماعات. يجب معالجة الوثائق التي تدخل النظام أو تخرج منه من خلال واجهة نظام إدارة الوثائق الآمن ، ويتم اعتماد قيود صارمة للغاية على خروج الوثائق. يخزن قرص المستندات الإلكترونية الخاص بالاجتماع وثائق الاجتماع ، ولا يمكن قراءة الوثائق بدون قرص المستندات الإلكتروني.

في تنفيذ تدابير إدارة الأمن الصارمة في نفس الوقت ، من أجل تسهيل التشغيل والإدارة ، نظام المؤتمر من جهة لتأمين المستندات المتعلقة بالتشفير والتنزيل والتحميل ، التدقيق وغيرها من المهام للقيام التعبئة والتغليف ، والنظام الإلكتروني لوثائق المؤتمر بالكامل للقيام بمجموعة وثيقة من روابط إدارة الأمن للمستخدمين شفاف ؛ من ناحية أخرى ، فإن النظام لديه أيضًا وظيفة تحديث مستندات الاجتماع تلقائيًا ، حتى يحصل المشاركون على درجة عالية من تجربة الاستخدام الإنسانية.