نظام مؤتمرات بدون ورق لغرف المؤتمرات متعددة الوسائط بالكلية

1. قاعة المؤتمرات التقليدية متعددة الوسائط بالكلية تعتمد نظام المؤتمر

في كل مرة يتم عقد اجتماع ، يحتاج الموظفون إلى الاستعداد لطباعة مواد الاجتماع وبطاقة سطح المكتب. فعملية التحضير قبل الاجتماع مرهقة ، وعبء العمل ثقيل ، ولا توجد قدرة على التكيف مع التغييرات.

تتم إدارة ترتيب الأماكن يدويًا ، مع ضعف التنقل وانخفاض الكفاءة. إن تسجيل الوصول إلى الاجتماعات والتصويت والمناقشة والفيديو وخدمات البيانات وغيرها من الأنظمة مستقلة عن بعضها البعض ، والحجم كبير والتكامل ضعيف. كمية الملفات في المؤتمر كبيرة ، وكفاءة التوزيع ليست عالية. يحتاج المشاركون إلى تشغيل مجموعات متعددة من المعدات (الصوت والفيديو وعمليات الملفات وما إلى ذلك) عند المشاركة في المؤتمر ، مما يزيد من صعوبة استخدام النظام. تخطيط سطح المكتب للمشاركين معقد والعناصر عديدة وفوضوية. تتركز معلومات الكلام على الشاشة الكبيرة التقليدية ، وهو أمر يصعب على أولئك الذين يبعدون عنها ، وهو غير مريح للتفاعل في الوقت الفعلي.

من الصعب تسجيل مراجعة المواد أثناء الاجتماع ، ولا يمكن حفظ عملية المناقشة. ضعف التواصل بين الحضور وموظفي الخدمة. تؤدي إدارة المستندات بعد الاجتماع إلى إهدار كبير للورق. قد تؤدي المواد الورقية إلى تسرب ، ولا يمكن ضمان الأمان. وهذا يشكل تهديدا خطيرا للاجتماعات السرية الراقية وقد يؤدي إلى خسائر فادحة.

2. مزايا استخدام نظام المؤتمرات اللاورقية في الكليات والجامعات

التشغيل الرقمي الكامل لنظام المؤتمرات اللاورقي مرن. يمكن تصفح جميع مواد المؤتمرات الإلكترونية وتشغيلها على المحطة الطرفية ، ويتم تحديد وظائف المشاركين والتفويض الخاص بهم بوضوح. بعد ضبط معلومات التصنيف على جانب الخادم ، يتم تحديثها مباشرة إلى كل محطة دون تدخل يدوي.

وتدمج المحطة الطرفية غير الورقية وظائف خدمات المؤتمرات المختلفة ، ويمكن أن تلبي محطة طرفية واحدة الاحتياجات المختلفة للمشاركين. يقوم المشاركون بتشغيل المحطة الطرفية بدون ورق فقط ، وتكون عملية الشاشة التي تعمل باللمس بسيطة ومرنة ومريحة. سطح المكتب أنيق ومنظم وجميل وسخي. يمكن للمشاركين تشغيل المحطات الطرفية الشخصية ، وضبط أفضل زاوية عرض ، ولم يعد القلق بشأن المسافة.

يمكن اختيار طريقة الإيداع بحرية ، ووضع علامة على النقاط الرئيسية لوثائق الاجتماع التي تمت مناقشتها ، وهو أمر مناسب للفرز والأرشفة بعد الاجتماع. يمكن إكمال المكالمات الجماعية بنقرة واحدة ، ولم تعد تتداخل مع عملية المؤتمر. يتم التحكم في سلطة تصفح وتنزيل مواد المؤتمر من قبل المسؤول ، ويضمن مخطط السرية الأصلي أمن المعلومات ، ويضمن تصميم مكافحة القرصنة عدم إزعاج المؤتمر ، مما سيساعد على تحقيق المكتب بلا ورق ، وتنفيذ الحكومة الإلكترونية بالكامل ، وتعزيز تحديث الكليات والجامعات.